「あなたに任せてよかった!」と言われて信頼度が高まる仕事術

  • author: hoiku4510com
  • 2015年07月15日

メモ



働くママも多い時代。育児と仕事の両立は大変ですが、社会に出て働いている以上は、仕事を任されたら上司や同僚に喜ばれるようにしたいですよね。


今回は、コミュニケーション心理学講師で、数々のベストセラーを出版されている松橋良紀さんに、「あなたに任せてよかった!」と言われて信頼される仕事術を教えていただきました。



■1:上司が本当に求めている仕事をする


「あなたに任せてよかった!」と言われて信頼される仕事をするには、どうすればいいか?


そのひとつが、”相手(上司)のやってほしいと思う通りに仕事をすること”です。


「そんなの当たり前!」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、意外とみんなできていません。


なぜかというと、多くの人は「この人はこういうことを望んでいるんだろうな」と、自分で勝手に推測・判断して仕事に取り掛かっているからです。


他人とコミュニケーションを取るとき、忘れてはいけない大切なことがあります。それは、”相手と自分の頭の中にある地図は違う”ということ。


「りんご」と言われたら、赤い色を思い浮かべる人もいれば、青森や長野といった地名を思い浮かべる人もいる。他には、歌手や歌を思い浮かべる人もいるかもしれません。


人はそれぞれ頭の中に別々の地図を持っていて、それは驚くほど違います。


例えば、「なるべく早く」という言葉。ある人にとっては、今週中という意味かもしれない。またある人にとっては、明日までという意味かもしれない。中には、今日中のつもりの人もいるでしょう。


相手の「やってほしい」と思う通りに仕事をするには、「相手が何を望んでいるか?」をきちんと把握する必要があります。


そのためには、質問を使って聞き出すことが大切。質問をして、相手と自分の中にある地図のすり合わせをきちんと行うのです。


すり合わせの重要性についてを理解するために、松橋さんがまだ会社員だったときの話を例に挙げましょう。


「ある女性社員に、”お客さんに配るテキストをコピーしてホッチキスをしておいて”というお願いをしました。”わかりました”と言って仕事を請け負ってくれた彼女。


ところが、できあがったテキストを見れば、私がイメージしていたものと全く違いました。


私の中では、”お客さんに配るテキストをホッチキス止めする場合、左二箇所を止めるのが常識”だったのですが、仕上がったものは、左上に一箇所止めてあるだけのものだったのです。


私は慌てて言いました。”これ、違うよ! お客さんに配っているテキストは、左二箇所止めるのが常識だろ?”


彼女の返事は”えぇ!? そうなんですか! すいません。私も迷ったんですが、社内資料はいつもこの止め方だし、いいかなと思って……”でした。


私の指示の仕方が至らなかったのも事実です。しかし、迷ったのなら、一言”どのように止めたらいいですか?”と質問をしてくれれば、こんなことにはならなかったはずです。


”簡単なことを質問するのは、恥ずかしい” ”無能だと思われそう”などと思う方もいらっしゃるかもしれません。


しかし、質問をすることは恥ずかしいことでもなんでもありません。むしろ、後で起こるすれ違いやトラブルを考えたら、質問をして確認するほうが断然良い結果を生みます。


世の中、明確で分かりやすい指示をくれる人間ばかりではありません。


疑問点が少しでもあったら、自分で判断しないことは大切です。仕事をするときは、わからないところや曖昧な部分はきちんと質問をして、相手がなにを望んでいるのか、丁寧に確認してから仕事に取り掛かりましょう」


最初に相手と自分との認識の違いを確認してから仕事をすることで、上司の思ったとおりの仕事をすることができます。すると、「あぁ、君(あなた)に任せて良かった!」と思われるわけです。



■2:相手を気持ちよくさせる返事をする


あと、仕事を頼まれたとき、気持ちよく引き受けていますか? 仕事ができる人というのは、仕事を頼んだときの反応が素晴らしいのです。頼んだこちらが気持ちよくなる返事をしてくれます。


そういう人のところには、どんどんいい仕事が集まります。


仕事を頼まれたとき、「はい」や「わかりました」と返事をする人は多いと思いますが、より相手に気持ちよく思ってもらいたいなら、「承りました」「かしこまりました」という返事を使うといいでしょう。


これらの言葉には、「つつしんで引き受ける」という意味があります。仕事を頼まれたとき、この言葉で受けることで、あなたの好感度は一気に高まります。


疑問点などがある場合は、「承りました」「かしこまりました」の後で、必ず尋ねましょう。


例えば、「●●さん、この資料を作って欲しいんだ。なるべく早くお願いね」「かしこまりました。ところで、これはいつまでに仕上げればいいですか?」といった感じです。



■3:丁寧かつ誠実な電話対応をする


できる人は、電話対応もとてもスマートです。抜かりがありません。電話越しの相手の名前、連絡先、要件をきちっと聞いて、伝えてくれます。


これも意外と出来ていない人が多いのです。


例えば、電話越しの相手に「佐藤から電話だと言ってもらえると分かるから!」と言われたら、「そうですか」と納得して電話を切ってしまう人がいます。


しかし、いざ「佐藤さんという方から電話がありました」と上司に報告したら、「どの佐藤さん?」と言われる、なんてことはよくあります。


あるいは、「電話番号は知ってるはずだから」と、連絡先を確認せずに電話を切ったら、上司が相手の電話番号を知らなかった、あるいは名刺をどこかになくしてしまって分からない、なんてこともあります。


電話越しの相手が忙しそうだと、つい細部まで質問をするのを避けてしまいがち。


しかし、後ほどのことを考えると、きっちり確認しておく方が良いのです。その際、言い方にもコツがあります。


「念のために、お電話番号を聞かせてもらえますでしょうか?」「確認のために、お名前をフルネームで聞かせてもらえますでしょうか?」


このように「念のため」「確認のため」という枕詞をつけます。そうすることで、電話越しの相手に誠実な感じを与えることができ、スムーズに情報を教えてもらうことができます。


大手上場企業などのコールセンターの電話対応はとても参考になります。


電話番号を確認するときは、数字の「4」は「シ」ではなく「ヨン」と呼び変えたり、「7」は「シチ」ではなく「ナナ」と呼び変えたりして、間違いや聞き違いを防いでいます。


会社名がアルファベットの場合は、「”A”は”apple”の”A”でよろしいですか?」など、わかりやすい例えを使ってきっちり確認してくれます。誠実さが感じられて、とても素晴らしいです。


「たかが電話対応」と思う人も多いかもしれませんが、電話対応には仕事の丁寧さと誠実さがとても表れます。おろそかにせず大切にすることで、あなたへの信頼度はアップします。



今日の松橋さんのお話をまとめると、 

・自分の推測や判断で仕事を進めず、疑問点や曖昧なところは質問する

・「承りました」「かしこまりました」と気持ちよく仕事を引き受ける

・電話対応では確認を怠らないで、電話越しの相手にも誠実さが伝わる対応をする

ということ。


今日からすぐできることばかりですね。「どれもシンプルだけど、実践すると成果は絶大」と松橋さん。


ママが仕事でうまくいっていると、家庭も明るくなり、子どもにも良い影響があります。今日の仕事術を活用して、仕事も家庭も充実させていきましょう。



【取材協力】 
※ 松橋良紀・・・コミュニケーション総合研究所の代表理事。「コミュニケーションで悩む人をゼロにする!」を合言葉にコミュニケーションスキルの普及をしている。 
『あたりまえだけどなかなかできない 雑談のルール』や『あたりまえだけどなかなかできない 聞き方のルール』(どちらも明日香出版社)など、ベストセラー多数。最新作は『なぜか好かれる人 27のルール』(三笠書房)。 









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転職初日に「感じがいいな」と思われる自己紹介7パターン

  • author: hoiku4510com
  • 2014年07月01日



転職や派遣先の変更などで、新しい職場に出勤する初日は誰しも緊張するもの。


しかし、「一言、自己紹介を」と、これから一緒に働く人たちの前で話すように促されたら、自分をアピールするチャンスです。


そこで今回は、よい第一印象を抱いてもらえる自己紹介について『スゴエル』読者にリサーチしてみました。 



【1】「サッカー選手と同じ澤です」と有名人を例に出して名前の覚え方を伝える 

「ありきたりな名字でも印象に残るので、覚えてもらいやすい」(20代女性)というように、著名人を例に挙げて名前を強調する方法です。

「サッカー観戦が好きで、なでしこジャパンにも注目しています」と趣味に繋げられる有名人を選べば、より効果的かもしれません。

ただし、好き嫌いが分かれる人を選ぶと、よくない印象を抱かれてしまうこともあるので注意しましょう。 



【2】「手羽先がおいしい名古屋出身です」と出身地をアピールする 

「出身地が近い人や、その土地に興味がある人から話しかけてもらいやすくなる」(20代女性)というように、愛郷心に訴えるのもよいでしょう。

「手羽先」など、故郷の名物を一言添えると、イメージしてもらいやすそうです。

「こことは違って田舎ですが」などと謙遜しすぎると、同郷の人から反感を買うこともあるので、お国自慢にならない程度にアピールしましょう。 



【3】「お酒が好きなので誘ってください」と親しみやすさを表現する 

「みんなの関心が高いものを言えば、誘ってもらえるかも!」(30代女性)というように、共通の趣味に親近感を覚えて、声をかけてもらいやすくなりそうです。

地元にプロ野球チームがあれば「野球観戦に興味があるので」、ランニング部がある会社なら「マラソンが好きなので」など、相手の懐にうまく飛び込んでみてはいかがでしょうか。 



【4】「憧れの会社なので、夢みたいです」と会社の印象をポジティブに語る 

「自分の会社を褒められて、いやな気分になる人はいない!」(20代女性)というように、新しい会社のいいところを褒めることは、外からやってきた自分を「敵ではありません」と知らせることにも繋がりそうです。

その会社の商品やサービスに対する「外から見た好意的な感想」とともに、これから「中の人間として目指したいこと」を語ると、勉強熱心でやる気があることをアピールできそうです。 



【5】「毎週末電話が繋がらないくらい山登り好きです」と意外な趣味を明かす 

「見た目とのギャップをうまく使って、私に興味を持ってもらう」(20代女性)というように、「そんな風に見えない!」と驚かれるような趣味を話すと、「どんな人なんだろう?」と聞き手の関心を引くことができるかもしれません。

マニアックすぎたり、あまりいいイメージのない趣味は避け、偏見を持たれない範囲で意外性を出すとよいでしょう。 



【6】「面接していただいた○○さんの言葉に感銘を受けました」と社員の具体名を出す 

「社員の方の名前を出すと、身近に感じてもらえる気がする」(30代女性)というように、入社までにお世話になった社員の名前を挙げると、本人はもちろん、他の社員からも「仲間」として受け入れてもらいやすくなりそうです。

「○○さんのように立派な社員になるため日々励みますので、皆様ご指導よろしくお願いいたします」などと、意気込みを交えて教えを請うとよいかもしれません。 



【7】「昨晩は緊張して眠れず、羊を5000匹ほど数えてしまいました」とユーモアを交えて笑いどころを作る 

「『なんだかおもしろい人かも』と親しみを感じてもらえそう」(20代女性)というように、退屈になりがちな自己紹介には、「ふっ」と笑えるポイントを作ると、聞き手に好印象を与えられそうです。

ただし、人を笑わせるスピーチは難しいもので、「大笑い」はなかなか起きません。「ユーモアのある人だな」と好意的に思ってもらえる「小笑い」を目指しましょう。 





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成功する人が大切にしていたのは、実はとても簡単なことだった

  • author: hoiku4510com
  • 2014年06月10日


 みなさんの周りにも、一人くらいは「この人みたいに仕事ができるようになりたい!」と憧れる先輩や上司がいるのではないでしょうか?


もし社内にそのような人がいなくても「同期に差をつけたい」「上司に認めてもらいたい」と考えている人も多いと思います。


 ただ、なかには、「私には特別な才能があるわけじゃないし……」「あの人は次元が違うから……」とあきらめている人もいるかもしれません。


 しかし、あきらめることはありません。


実は、ビジネスで成功している人の多くが、特別なビジネススキルを磨くことよりも、だれでも実践できるような「仕事の基本」を徹底することが大切だと考えているのです。


とくに30歳までの若手にとって、「仕事の基本を徹底する」という働き方が、競争から一歩抜け出すための重要なカギになるのです。


 そんな働き方の基本を示してくれる一冊が『仕事に才能はいらない』(金田博之/著、かんき出版/刊)です。

文系出身でITスキルゼロ。英語もまったく話せない状態で、グローバルに展開する外資系大手ソフトウェア企業に就職し、30歳のとき同社史上最年少で部長に着任、35歳で同社ナンバー3のポストである、本部長に大抜擢されるなど輝かしい実績を収めた金田さんが、ビジネスパーソンとして成長するための70の方法や心構えを教えてくれます。


 ここでは本書から、成功するための仕事の基本を3つピックアップしていきます。



■小さな分野でまず一番になろう


 若い頃からバリバリ即戦力で仕事ができる人はほとんどいません。


いきなり営業成績一番、人脈で一番など、高い目標を設定しても、さまざまな経験を積んだ先輩にかなうわけがありません。


しかし、そこであきらめるだけでは、同期のなかで頭一つ抜け出すことができないのも事実。


 そこで金田さんは「隠れ一番」になることを勧めます。


「隠れ一番」とは、それぞれの業務を分解して、ある特定の小さな分野で一番を目指すということです。


 例えば、金田さんは、自分の業務と関連するITの最先端の知識や新技術に関する知識でなら一番になれると考え、毎日出社前に、経済新聞やIT雑誌などを読み、勉強することにしました。


しばらくすると、同期だけでなく先輩からも新技術についての質問がくるようになり、一目置かれるようになったそうです。


 「あたりまえすぎて周囲の人がやっていないこと」を徹底的に追求するのは大きな武器。


知識だけではなく、「返事の良さ」「アポ取り電話をかける回数」など、何でもいいでしょう。


まず、自分でもできる小さな分野で、一番を目指しましょう。




■つまらない仕事にも価値を見出す


 どんな業務でも、全て楽しいと感じながら仕事をしている人はそういないはず。


面白い仕事もあるけれど、つまらない仕事もあるのが正直なところではないでしょうか。


その、つまらない仕事の代表格が雑用仕事。


考えなくてもできますし、頑張っても数字になって表れにくく、やりがいが感じられにくいからです。


 しかし、雑用も会社にとっては大事な業務。


もし雑用ばかりまかされていてモチベーションがあがらない場合は、視点を変えて、価値を見出すようにしましょう。


 例えば会議資料のコピーと準備であれば、その会議の重要性を推測して、その会議が充実するような準備を心がけます。


その準備しだいで早く会議の本題に入ることができ、いつもより有意義な議論になるかもしれません。


また、電話番なら、お客さまとの交渉スキルを磨くための訓練だと思えば、将来的に営業などを目指している人にとっては貴重な場になるはずです。


さらに、要件をジャンルごとに記録してどんな要件が多いか、ということがわかれば、あらかじめ質問事項をウェブサイトに掲載することで、社にかかってくる電話の件数を減らし、業務を効率化できるかもしれません。


 このように、一見雑用のように見える仕事でも、視点を変えて取り組むことで評価を得られるチャンスをつくり出すことができるのです。



■上司に認められるチャンスをつかむ


 日報や週報など、定例的に報告書を提出している人は多いはず。


しかし定例の報告書になると、手抜きになりがちです。


しかし、これは「大変な失態を犯しています」と金田さんは指摘します。


報告書は、上司が部下の能力や意識の高低を判断する格好の材料。


「仕事の意味がわかっているか」「自分の役割を認識しているか」など、仕事に対する意識がはっきりと出てくる場所なのです。


 ・必ず期限どおりに提出する 

 ・簡潔な文章を心がける 

 ・事実だけでなく自分の意見を添える 

 この3つの原則が大事だと金田さんは言います。 

 報告書は上司とのコミュニケーション・ツール。


上司に認められるための最大のチャンスをつかめば、成長カーブは上向きになるはずです。


 いかがでしょうか。


どんなに小さな仕事でも、それをしっかりとこなし、工夫することが評価につながり、それがチャンスに恵まれるための重要な要素になるのです。


 もし、今やっている仕事に価値が見出せないのであれば、本書を参考にしながら、目の前の業務をいろいろな視点から捉えてみてはいかがでしょうか。


 トップで活躍している人たちは、何よりも基本を大事します。


あなたも仕事の基本がしっかりできているようになれば、大きく飛躍できるはずです。
(新刊JP編集部) 





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始めが肝心!入社時の挨拶って何を言うの?

  • author: hoiku4510com
  • 2014年05月20日


入社初日は、はじめの挨拶で周りの方に顔と名前を覚えてもらうのですが、改めて考えてみると、最初の挨拶で持ってもらうイメージはとても大切です。


そこで第一印象をよくするにはどうしたらいいのか、教えて!gooにこんな質問が寄せられていました。


質問者さんは、晴れて就職先が決まったそうなのですが社会人経験が少なく、初めての職場での挨拶の言葉を考えています。




■最初は無難な挨拶が好ましい

「社内の雰囲気はどのようなものなのか、最初は分かりませんから、無難な挨拶のほうがいいです」(osaru-desuさん)


「『今日からお世話になります○○と申します。よろしくお願いいたします』コレでいいと思います」(furupaiさん)


「6回会社をかわった」furupaiさんからは、「『がんばるぞー!』という意気込みを表現するのもかえって引かれますし、優等生ぶったあいさつは聞いてる方がむずがゆくなります。
丁寧すぎるのも慇懃無礼」と受け取られる可能性があるのだとか。


職場の雰囲気を掴むまでは当たり障りの無い様な挨拶にとどめておいた方がいいのではという意見です。


確かに、職場の雰囲気は会社ごとに特性があるものですよね。




■自分の状況と熱意を伝える

一方で、こちらは熱を込めることを勧めています。


「○○××です。△△の仕事は初めてなので皆さんにご迷惑をおかけすることも多いと思いますが、一日も早くお役に立てるように頑張ります。
先輩の皆様 ご指導よろしくお願い致します。なんていかがでしょう」(pecharinさん)


挨拶の具体的な方法をわかりやすい例文で示してくれたpecharinさん。


質問者さんが新しく務める先が実務未経験という事を踏まえて、「最初に未経験と話して意欲ややる気を前面に出したほうが、その後『こんなことも分からないのか…』と思われることもなく指導してもらえると思います」というアドバイスも。


この様な挨拶ならば受け手にとって、「未経験ならがも、早く適応したい!」という熱意が伝わりそうです。


これからの人間関係を左右する大切な入社時の挨拶は、気を抜かずにしっかりと行ないたいものですね。




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